Tänapäeva ettevõtluses muutub kiire ja korrektne arvete saatmine järjest olulisemaks. Üha rohkem Eesti ettevõtteid kasutab e-arveid ja automatiseeritud arveldamist, et säästa aega, vähendada vigasid ning kiirendada maksete laekumist.
Kui otsid lahendust, kuidas saata e-arveid lihtsalt ja ilma liigse käsitööta, siis see juhend aitab mõista, miks automatiseeritud arvete süsteem on kasulik nii väikestele kui suurtele ettevõtetele.
Mis on e-arve?
E-arve on masinloetav digitaalne arve, mida saab automaatselt töödelda erinevates raamatupidamisprogrammides ja ärisüsteemides. Erinevalt tavalisest PDF arvest sisaldab e-arve struktureeritud XML andmeid.
See tähendab, et:
- arve jõuab kiiremini kliendini,
- andmeid ei pea käsitsi sisestama,
- väheneb vigade oht,
- ja kogu arvete töötlemine muutub kiiremaks.
Eestis kasutavad e-arveid juba tuhanded ettevõtted ning paljud avaliku sektori asutused nõuavad e-arvete kasutamist.
Miks kasutada e-arveid ettevõttes?
Kiirem arvete töötlemine
E-arved liiguvad automaatselt süsteemide vahel, mis vähendab oluliselt käsitsi tehtavat tööd.
Vähem vigu
Automaatne andmevahetus aitab vältida:
- valesid summasid,
- ekslikke rekvisiidid,
- topeltsisestusi,
- ja kadunud arveid.
Kiirem maksete laekumine
Korrektsed ja kiiresti töödeldavad arved aitavad klientidel kiiremini makseid teha.
Professionaalsem ettevõtte kuvand
Digitaalne arveldamine näitab, et ettevõte kasutab kaasaegseid lahendusi ning väärtustab efektiivset töökorraldust.
Kuidas automatiseerida arvete saatmine?
Arvete automatiseerimine tähendab, et süsteem aitab:
- luua arveid automaatselt,
- saata arveid õigel ajal,
- hallata korduvaid arveid,
- jälgida arvete staatust,
- ning säilitada kogu arveldusinfo ühes kohas.
See on eriti kasulik ettevõtetele, kes saadavad regulaarselt:
- kuutasupõhiseid arveid,
- teenusarveid,
- projektipõhiseid arveid,
- või e-poe tellimuste arveid.
Kuidas aitab Ezefs e-arvete saatmisel?
Ezefs arveldustarkvara võimaldab ettevõtetel hallata kogu arveldusprotsessi ühest süsteemist.
Ezefsiga saab:
- koostada arveid internetis,
- saata PDF arveid,
- saata e-arveid Eestis,
- hallata kliente ja makseid,
- luua korduvaid arveid,
- jälgida e-arvete logisid,
- kasutada PEPPOL ja XML e-arve lahendusi.
Süsteem sobib nii väikestele ettevõtetele, freelanceritele kui ka kasvavatele ettevõtetele, kes soovivad vähendada käsitööd arvelduses.
Kellele sobib e-arvete süsteem?
E-arvete lahendus sobib peaaegu igale ettevõttele:
- raamatupidamisteenused,
- IT ettevõtted,
- konsultatsioonifirmad,
- ehitusettevõtted,
- ilusalongid,
- e-poed,
- logistikaettevõtted,
- ja teenusepakkujad.
Isegi väikese ettevõtte puhul võib automatiseeritud arvete saatmine säästa kümneid töötunde aastas.
Kuidas alustada e-arvete saatmist?
E-arvete kasutuselevõtt on lihtsam kui paljud arvavad.
Alustamiseks:
- Lisa ettevõtte andmed süsteemi.
- Sisesta klientide andmed.
- Koosta esimene arve.
- Vali „Saada e-arve”.
- Jälgi arve staatust süsteemis.
Ezefs e-arvete lahendus võimaldab kogu protsessi seadistada kiiresti ning ilma keerulise tehnilise integratsioonita.
Kokkuvõte
E-arved ja automatiseeritud arveldamine aitavad ettevõtetel:
- säästa aega,
- vähendada vigasid,
- kiirendada makseid,
- parandada rahavoogu,
- ning muuta ettevõtte töö efektiivsemaks.
Kui soovid muuta arvete saatmise lihtsamaks ja kaasaegsemaks, tasub kasutusele võtta professionaalne e-arvete süsteem nagu Ezefs.
